NEGOSIASI LEWAT E-MAIL

Negosiasi Era Digital

Kemajuan tehnologi digital membuat komunikasi tidak mengenal batas ruang dan waktu, keperluan negosiasi saat ini dapat dengan mudah dilakukan secara efektif tanpa melakukan kehadiran personal yang membutuhkan biaya dan waktu. Dalam kehidupan sehari hari untuk dapat tercapainya kepentingan, untuk keperluan bisnis atau lainnya dibutuhkan negosiasi yang lebih efektif, cepat dan murah. Negosiasi era digital memungkinkan tercapainya sebuah kesepakatan dengan mitra negosiasi sehingga tujuan kita dapat tercapai lebih maksimal.

Kemenangan Bisnis Bebasis Digital

Sebuah ilustrasi pengalaman pribadi bisnis berbasis digital, Penulis Azhar Muhammad mempunyai usaha dibidang perdagangan T-Shirt (kaos oblong) dengan lebel Kholifah T-Shirt yang dipasarkan kebeberapa kota di Jawa Tengah. Prinsip kaos yang laku keras di pasar riel bila mampu menghadirkan kaos dengan tema yang sesuai tren yang diterima dimasyarakat. Momentum World Cup saya manfaatkan untuk mendongkrak penjualan kaos dengan mengusung kaos tim kesebelasan pemenang World Cup dan gambar pemain terbaik. Hasilnya dua hari setelah World Cup di Afrika Selatan yang dimenangkan oleh Tim Matador, saya sudah menjual 500 lusin kaos Tim Spanyol berikut kaos bergambar pemainnya.

Proses yang saya lakukan adalah sebagai berikut :

Jauh hari sebelumnya saya persiapkan beberapa alternative disain kaos, negosiasi dengan produsen kami lakukan via e-mail dengan produsen di Jakarta gambar design kami lampirkan, selanjutnya aku persiapkan sejumlah uang yang cukup direkening saya di Bank BCA untuk persiapan membayar biaya produksi dan pengiriman pesanan. Selang beberapa saat setelah kesebelasan Spanyol memenangkan World Cup segera aku lakukan deal pesanan kaos berikut transfer biaya, malam itu juga karyawan di Jakarta lembur kerja dan sehari berikutnya saya sudah bisa terima kiriman T-Shirt sesuai pesanan yang segera didistribusikan kepada pengecer. Sebuah ledakan keuntungan bisnis saya rebut karena kemampuan bergerak lebih cepat dengan bantuan tehnologi digital.

Prinsip Negosiasi

Negosiasi berprinsip pada hasil negosiasi akan selalu membuat kepuasan kebutuhan dan keinginan kedua belah pihak yang terlibat, atau setidaknya tingkatan target tertentu. Aturan yang mendasar prinsip negosiasi ada empat :

• Memisahkan perasaan pribadi dengan masalah yang dihadapi.
• Berfokus pada kepentingan, bukan posisi
• Catatan beberapa pilihan sebelum membuat keputusan terakhir
• Memastikan bahwa hasil negosiasi diukur pada kriteria obyektif

Negoisasi Via e-Mail

Negosiasi tatap muka akan memaksimalkan peluang Anda untuk mencapai hasil win-win negosisasi yang rimit dan formal. Negosiasi tatap muka menghadirkan kenyamanan emosi dari tangkapan nuansa perkataan, gerak tubuh dan ekspresi wajah. Dalam negoisasi penting, penggunaan e-mail hanya untuk merangkum keputusan yang telah disepakati atau mengirim informasi yang relevan. Negoisasi via e-mail sangat efektif untuk menggandakan hasil nogosiasi tatap muka yang sebelumnya pernah dilakukan atau keperluan transaksi dengan prosedur online. Akan tetapi apabila ada beberapa bagian negosiasi yang perlu dibicarakan maka Anda perlu kembali negosiasi tatap muka atau lewat telpon.

Persiapan Negoisasi Lewat E-Mail

Negoisasi lewat email membutuhkan waktu yang memadai dibandingkan dengan tatap muka yang bisa langsung tanya-jawab, tarik-ulur dan segera ambil kesepakatan. Anda membutuhkan jeda waktu untuk memnunggu tanggapan mitra Anda atau untuk menyusun pesan yang ingin disampaikan. Untuk negoisasi via e-mail perlu persiapan :

• Jernihkan pikiran Anda
• Pikirkan posisi negoisasi Anda dan kenali posisi ideal, posisi realistis, posisi toleransi, dan posisi mundur.
• Siapkan beberapa solusi alternative dalam catatan Anda
• Siapkan susunan kata dan ‘intonasi’ yang ingin Anda gunakan
• Konsisten pada Prinsip Negosiasi

Menyusun Teks e-Mail

Negoisasi lewat e-mail memerlukan pemilihan struktur tulisan yang simple, lugas, jelas dan menjauhi makna yang membias. Pemilihan intonasi yang tepat merupakan bagian penting dari negosiasi melalui e-mail. Jangan terlalu cepat memasuki inti permasalahan yang hanya membuat mitra negosiasi tidak nyaman dan mencerminkan Anda tidak mempunyai cukup waktu. Intonasi yang tidak tepat dapat membuat lawan negosiasi Anda mengambil posisi tidak bersahabat atau bersikap defensive.

Negosiasi yang hangat dan ramah akan mengesankan bahwa Anda memperlakukan mitra Anda secara manusiawi. Ada baiknya Anda ungkapkan prolog yang memberikan kesan kesamaan pikiran, minat, kesukaan atau hobi yang dapat mendekatkan persahabatan.

Sampaikan penawaran anda secara jelas dan mengesankan win-win, selanjutnya tutuplah dengan kalimat pengharapan kerjasama yang baik dan tunjukkan bahwa Anda adalah mitra yang sabar menunggu berita baik.

Memantau Kecepatan Tanggapan

Seperti yang saya utarakan diatas bahwa negosiasi lewat e-mail membutuhkan jeda waktu tanggapan. Jeda waktu inilah yang membuat negosiasi lewat e-mail lebih matang dalam pertimbangan dan pengambilan keputusan yang efektif untuk win-win. Adakalanya terjadi penundaan tanggapan yang didasari alasan yang kuat, seperti kesibukan pekerjaan, atau sekedar taktik halus untuk menunda proses kesepakatan.

Anda perlu memonitor secara pasti bahwa kecepatan tanggapan lawan, perlu waktu memberikan e-mail susulan yang menanyakan tindaklanjutnya sekitar barang waktu dua hari setelah e-mail terkirim. Bila tidak memberikan tanggapan boleh juga Anda hubungi lewat telpon atau SMS yang mengisyaratkan bahwa Anda telah mengirim sebuah penawaran secara tertulis.

Keunggulan

Negoisasi lewat e-mail merupakan pengembangan dari negosiasi tatap muka, lewat surat dan lewat telpon. Penggunaan e-mail dalam bernegoisasi bisnis dan keperluan social lainya memungkinkan sebuah negoisasi yang efektif, murah, tercatat, memuat data yang diperlukan dan dapat dipertanggung jawabkan. Dengan melakukan negosiasi lewat e-mail, Anda dapat meningkatkan kapasitas pribadi untuk berbagai keperluan yang tidak dibatasi ruang dan waktu.

Selamat mencoba. (Azhar Muhammad)